Istnieje wiele powodów, dla których firmy powinny się ciągle doskonalić, starając się obniżać koszty i zwiększać elastyczność działania. Oprócz oczywistych, takich jak np. zwiększanie pozycji konkurencyjnej na rynku, czy podnoszenie jakości oferowanych produktów, są również te, która wynikają ze specyficznych warunków prowadzenia działalności gospodarczej. Jednym z takich przykładów jest planowane „ozusowanie” tzw. „umów śmieciowych”, które niezależnie od pobudek jakimi kierowali się pomysłodawcy tego rozwiązania, obiektywnie doprowadzi do wzrostu kosztów pracy w przedsiębiorstwach.
Co w takiej sytuacji pozostaje przedsiębiorcom? Wyjścia są właściwie dwa: dążenie do zwiększania efektywności działania i optymalizacja zachodzących w organizacji procesów, albo ucieczka w szarą strefę. Drugiego rozwiązania nie bierzemy oczywiście pod uwagę. Przeanalizujmy w jaki sposób problem zarządzania zasobami ludzkimi uwzględniany jest podczas wdrożenia i rozwoju Lean Manuracturing w przedsiębiorstwie.
W odchudzonym przedsiębiorstwie istnieją tylko dwa rodzaje zatrudnionych osób – pracownicy, którzy dodają wartość, oraz pracownicy, którzy tych pierwszych wspierają. Wdrożenie LM musi opierać się na tej pierwszej grupie, gdyż obecne organizacje nie borykają się przecież z problemem nadmiaru pracowników.
Dążenie do racjonalizacji kosztów wpływa na ograniczanie pracowników okołoprodukcyjnych, co samo w sobie jest zjawiskiem pozytywnym, ale ogranicza możliwości prowadzenia projektów wewnętrznych, powodując tym samym konieczność zatrudniania konsultantów zewnętrznych.
Zanim rozpocznie się wdrożenie jakichkolwiek zmian, wszyscy zainteresowani, a w szczególności pracownicy w obszarze pilotażowym, muszą zrozumieć, jakie będą wynikały z tego wdrożenia dla nich korzyści i dlaczego w ogóle takie zmiany muszą nastąpić.
Wizja
W większości organizacji koncepcja Lean Manufacturing jest pojęciem nowym i nieznanym, w związku z tym wymaga jednoznacznego określenia. W szczególności istotne jest, aby liderzy dokładnie scharakteryzowali przyszły stan przedsiębiorstwa – jak będzie ono wyglądało, działało, jak po wdrożeniu będzie ono zorganizowane. Wizja powinna być opisana i jasno zakomunikowana przez liderów zmian oraz jednoznacznie poparta przez Zarząd.
Problemy są dobre
W bardzo wielu organizacjach wystąpienie problemu jest zagrożeniem dla kariery pracownika. Takie nastawienie częściowo lub całkowicie ogranicza możliwości ciągłego doskonalenia. Aby temu przeciwdziałać i wdrożyć właściwą kulturę organizacyjną, konieczne jest rozpowszechnianie wśród pracowników filozofii „problemy są dobre”.
Oczywiście samo nastawienie i „filozofowanie” nie wystarczy. Konieczne jest również podniesienie kompetencji pracowników w zakresie metod rozwiązywania problemów i pracy grupowej oraz przygotowanie i wdrożenie właściwego systemu ciągłego doskonalenia obejmującego m.in. właściwe metody komunikacji i wizualizacji. Należy również podkreślić, że rozwiązywanie problemów i system ciągłego doskonalenia nie dotyczy wyłącznie jakości produktu – prawidłowo zbudowany system powinien uwzględniać kwestie związane z właściwym przebiegiem procesów i przeciwdziałać odchyleniom od standardu ich realizacji.
Monitorowanie systemu
Idealny system zarządzania ludźmi posiada wbudowane mechanizmy ciągłego monitorowania morale pracowników, które pomagają ocenić w jakim stopniu oczekiwania ludzi odbiegają od stanu aktualnego. Dane zwykle zbierane są poprzez badanie opinii pracowników, codzienną interakcję pomiędzy liderami oraz pracownikami, reprezentantami pracowników czy też związkami zawodowymi. Najważniejszym efektem tego działania jest ciągła dbałość o właściwe nastawienie załogi oraz budowanie i wspieranie zaufania do wdrażanych rozwiązań.
Rola liderów
Liderzy organizacji – zarząd oraz managerowie niższych szczebli, muszą mieć pełną świadomość i przekonanie odnośnie do kierunku proponowanych zmian. Źródłem jest w tym przypadku oczywiście zrozumienie i zgoda co do wizji przyszłego stanu przedsiębiorstwa. Aby do tego doprowadzić, konieczne jest przeprowadzenie szkoleń, wizyt referencyjnych, warsztatów, przedstawienie przykładów rozwiązań oraz właściwe rozplanowanie projektu, który będzie stopniowo budował przekonanie i świadomość liderów.
Odpowiednie nastawienie liderów jest kluczowym elementem sukcesu przedsięwzięcia, bowiem to oni są przykładem dla innych pracowników, a ich determinacja jest warunkiem koniecznym do osiągnięcia nakreślonego celu.
Pewność zatrudnienia
Sukces wdrożenia LM uzależniony jest od pełnego zaangażowania pracowników. Jest ono możliwe wyłącznie wtedy, gdy pracownicy mają pewność i stabilność zatrudnienia.
Często efektem wdrażania założeń LM jest likwidacja stanowisk pracy. W takim wy
padku pracownik musi być pewien, że zatrudnienia nie straci, a powierzone zostaną mu jedynie inne zadania w firmie (na co najmniej porównywalnych warunkach). Może to być rola w zespole ciągłego doskonalenia, czy też zadania związane z pracą w obszarze rozwiązywania problemów.
Oczywiście praca w firmie nie może być zagwarantowana do końca życia. Aby zwiększać poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia, wiele firm definiuje i jasno komunikuje działania, które będzie podejmować w przypadku problemów, określając ich priorytety, na przykład:
Zwiększenie nacisku na działania redukujące koszty
Eliminacja nadgodzin
Rezygnacja z outsourcingu
Eliminacja premii
Zmniejszenie wynagrodzeń
Redukcja personelu wspierającego
Redukcja personelu dodającego wartość.
W ten sposób kreowana i komunikowana jest jasna polityka przedsiębiorstwa, zmierzająca do utrzymania miejsc pracy poprzez stopniowe stosowanie coraz dalej idących środków.
Szkolenia
Szkolenia są dla wielu przedsiębiorstw sprawą problematyczną. Każdy zdaje sobie sprawę z ich wagi i wartości, ale często nie ma wystarczających pieniędzy i czasu żeby je realizować. Dlatego warto ustanowić podstawową zasadę – wzrost i poprawa są uzależnione od rozwoju zespołu. Dopóki ta zasada nie zostanie wprowadzona, dopóty szkolenia nigdy nie będą priorytetem.
Komunikacja
Każda metoda, proces czy procedura musi być właściwie zakomunikowana, aby została szybko zrozumiana, a następnie wdrożona. Skuteczny system komunikacji jest niezwykle istotnym elementem systemu zarządzania ludźmi w firmie, w której wdrażane są rozwiązania oparte na koncepcji Lean Manufacturing. Musi on gwarantować, że każda informacja i rozwiązanie będą szybko i w zrozumiały sposób dystrybuowane wśród wszystkich pracowników.
Planowanie i balansowanie zasobów ludzkich
Idealny system zarządzania zasobami ludzkimi musi łączyć myślenie długoterminowe z krótkoterminowym działaniem. Żeby móc podejmować właściwe decyzje dotyczące zatrudnienia, konieczne jest długoterminowe planowanie liczb i kompetencji oraz podejmowanie właściwych decyzji odnośnie do zatrudniania i szkolenia pracowników.
Niezbędnymi narzędziami, które należy stosować w tym celu są matryce kompetencji i plany balansowania zasobów ludzkich, uzależnione od średnio i długoterminowych planów sprzedaży/produkcji. Jak w każdym innym przypadku, planowanie zasobów ludzkich musi mieć jasno zdefiniowany cel, którym powinna być przede wszystkim ochrona istniejących miejsc pracy (biorąc pod uwagę wszystkie uwagi opisane powyżej). W związku z tym, w decyzjach krótkoterminowych należy uwzględniać możliwości wynikające z transferu pracowników pomiędzy wydziałami, zatrudnienie na czas określony czy współpracę z firmami pracy tymczasowej.
Ludzie, a w szczególności pracownicy dodający wartość z punktu widzenia klienta końcowego, są kluczowym elementem dla skutecznego wdrożenia Lean Manufacturing, a co za tym idzie, poprawy efektywności organizacji i ciągłego jej doskonalenia. Sprawny system współpracy i zarządzania ludźmi powinien być oparty na kliku fundamentach. Najważniejszym z nich jest pewność zatrudnienia, właściwe nastawienie i umiejętność rozwiązywania problemów, komunikacja, narzędzia balansowania zasobów, szkolenie oraz sprawny system ciągłego doskonalenia.
Jarosław Sobkowiak
Prezes Zarządu HBC Sp. z o.o.
