Projekt to pojęcie, z którym bardzo często spotykamy się w firmach o różnym profilu działalności. Nad projektem mogą pracować pojedyncze osoby lub całe zespoły. Projekty mogą być różne, inne są w firmach produkcyjnych, w agencjach reklamowych, zupełnie inne w konkretnych działach w ramach jednego przedsiębiorstwa. W każdym jednak z nich możemy doszukać się wspólnych mianowników. Są to kamienie milowe, cele, terminy, budżety, uczestnicy i ich zadania, a także osiągnięte rezultaty. Głównym założeniem jest to, żeby projekt się rozwijał – był opracowywany na podstawie dobrze określonych zadań w określonym czasie.

Jak wygląda zarządzanie projektem z punktu widzenia działu IT? Jakie zadania przypisane są do tej grupy pracowników? Po pierwsze utrzymanie infrastruktury informatycznej firmy w ruchu, które oprócz stałej opieki nad serwerami, siecią komputerową i komputerami użytkowników polega również na utrzymaniu ciągłości pracy ważnych dla biznesu elementów. Chodzi na przykład o stronę WWW, sklep internetowy, aplikacje wewnętrzne lub zewnętrzne, takie jak CRM lub te służące do kontaktu z klientami lub partnerami, ale również takie, które pomagają planować pracę w dłuższym czasie.

Alerty w służbie efektywności

W zapewnieniu wspomnianej ciągłości pracy systemów pomocne jest narzędzie do monitorowania, które w razie awarii, braku wydolności czy jakichkolwiek innych problemów wewnętrznych czy zewnętrznych aplikacji powiadomi administratora, wysyłając odpowiedni alert. No właśnie – alerty. To na ich podstawie administratorzy ustalają swoje priorytety pracy w ciągu dnia, decydują, którymi procesami mają zająć się w firmie natychmiast, a które mogą odłożyć w czasie. Ale nie tylko. System monitorujący bowiem idealnie wpiera aplikacje służące do planowania długofalowego – wysyła zespołowi IT informacje w formie trendów dotyczące długofalowego rozwoju sieci. Informatycy razem z dyrektorami IT mogą dzięki nim podejmować trafne decyzje dotyczące planowania budżetu czy konkretnych zakupów.

Zwykle alerty z systemu monitorującego wysłane są do administratorów w postaci SMS-a lub wiadomości e-mail. To bardzo wygodne, ale istnieją jeszcze bardziej zaawansowane możliwości. Wychodząc naprzeciw potrzebom i trendom w zarządzaniu zespołami, producenci stworzyli możliwość integracji systemu do monitorowania sieci z aplikacjami do wspierania pracy grupowej. Zauważyli bowiem, że aby zwiększyć lub utrzymać produktywność pracowników w firmach, coraz częściej stosuje się je w zespołach – również działach informatycznych. Właśnie z tego powodu najnowsza wersja NetCruncha integruje się z kilkunastoma najpopularniejszymi aplikacjami, między innymi Freshdesk, HipChat, IFTTT, Pagerduty, Slack, Trello, Twitter czy Zendesk. Jak to działa?

Monitoring w praktyce

– W przypadku zintegrowania systemu do monitoringu z aplikacjami do pracy grupowej mamy jeszcze więcej możliwości zarządzania alertami – część z nich trafi bezpośrednio mailowo czy SMS-owo do osoby odpowiedzialnej za dane zagadnienie, inne mogą najpierw wykonywać akcje naprawcze, a jeszcze inne mogą trafić do odpowiednich kanałów w narzędziach do pracy grupowej czy do firmowego helpdesku – mówi Elżbieta Mistachowicz, wiceprezes AdRem Software. – To bardzo wygodne, gdy program otworzy zewnętrzne zgłoszenie w takim systemie, może je również automatycznie zamknąć w NetCrunchu, gdy zostanie ono rozwiązane i jako takie oznaczone w zewnętrznym systemie. Ta integracja działa w obie strony. W ten sposób możliwe jest takie sterowanie informacją, by docierała do tych osób, których dotyczy, w odpowiadającym im kontekście i kanale komunikacji, bez nadmiarowego szumu informacyjnego – dodaje.

Dzięki takiemu rozwiązaniu jedna osoba dostaje tylko i wyłącznie alerty dotyczące błędów na stronie WWW dla Slack’a, a druga integruje inne typy alertów z IFTTT w celu automatyzacji swoich codziennych zadań. Powstaje ekosystem aplikacji wspomagających pracę zespołu, które nie tylko wymieniają ze sobą dane, ale również reagują na informacje z drugiej strony, zamykając zdarzenie lub wykonując inną akcję. To bardzo ułatwia pracę, zwłaszcza gdy – jak to zwykle bywa – jest za mało ludzi, za dużo różnych zadań, a niektóre z nich trzeba wykonać w biegu lub wieczorem z domu (szybko zareagować i naprawić zdalnie, zamiast jechać do firmy).

NetCrunch poprzez taką integrację staje się częścią projektu. Łączy dane z różnych źródeł, a następnie pokazuje je na wykresach. Wysyła różne powiadomienia – co bardzo istotne z punktu widzenia produktywności – nie wszystkie trafiają do całego zespołu. NetCrunch wysyła tylko te alerty, które mają znaczenie dla konkretnego uczestnika danego projektu czy procesu w dziale IT.

W praktyce wygląda to tak, że można z łatwością tworzyć różne kanały dla zupełnie innych grup lub dla osobnych typów informacji (np. dotyczących stron WWW czy na przykład problemów z bazą danych). Daje to ogromnie ważną w przypadku zarządzania projektem możliwość elastycznego zawiadywania informacją.

Odpowiednie planowanie i wykorzystywanie gotowych systemów i aplikacji do zarządzania projektami może znacząco usprawnić działanie zespołów, warto jednak patrzeć szerzej i korzystać z jeszcze bardziej zaawansowanych opcji, jakie dają zewnętrzne rozwiązania. To sprawi, że będziemy działać wydajniej, a zespoły staną się maksymalnie produktywne.

Źródło: AdRem Software