Transformacja przedsiębiorstwa to proces nieodłączny w dynamicznym świecie biznesu. Aby przetrwać i odnieść sukces w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku, przedsiębiorstwa muszą stale adaptować się do zmieniających się trendów i wymagań rynkowych. Pomocą z przychodzą narzędzia IT, które wspierają przede wszystkim transformację cyfrową.

Niestety nieudane projekty transformacji cyfrowej lub wdrożeń systemów IT są dość powszechne i stanowią poważne wyzwanie dla organizacji. Według różnych źródeł, statystyki dotyczące takich nieudanych transformacji wciąż są wysokie. Dla przykładu, według raportu firmy McKinsey z 2018 roku ponad połowa wszystkich projektów IT na świecie przekracza budżet o 40% i nie spełnia oczekiwań klientów. Według badania przeprowadzonego przez Genpact w 2015 roku 55% projektów IT kończy się niepowodzeniem. Z kolei wyniki badań Standish Group z 2018 roku wskazują, że tylko 36% projektów IT kończy się sukcesem, 43% projektów zostaje ukończonych, ale przekracza budżet, a 21% nie zostaje ukończonych lub zostaje w ogóle anulowanych. Podążając dalej, zgodnie z danymi zamieszczonymi w raporcie firmy Genpact z 2021 roku, 71% menedżerów i liderów biznesowych twierdzi, że ich organizacje w ciągu ostatnich 3 lat doświadczyły przynajmniej jednego nieudanego projektu transformacji cyfrowej. I wreszcie, badania przeprowadzone przez PWC 2021 roku wskazują, że 59% badanych firm wciąż doświadcza nieudanych projektów transformacji cyfrowej, a tylko 17% firm przyznało, że ich transformacja była w pełni skuteczna. Przytoczone statystyki brzmią dość dramatycznie, dlatego też istotnym jest odpowiednie przygotowanie się do procesu transformacji tak, aby znacznie zwiększyć swoje szanse na sukces.

Dlaczego transformacja nie zawsze kończy się sukcesem?

Uzupełniając wcześniejsze statystyki podam jeszcze jedną – według badań analityków z McKinsey 70% projektów transformacji nie kończy się sukcesem (mowa tutaj o transformacjach biznesowych, a nie wyłącznie tych cyfrowych). Jestem przekonany, że każdy z nas doświadczył lub przynajmniej słyszał o takiej sytuacji. Mogliśmy usłyszeć stwierdzenia „próbowaliśmy coś zmienić, ale nie udało się”, „opór ludzi był zbyt duży”, „ludzie są przyzwyczajeni do obecnego sposobu pracy”, „ten system IT do niczego się nie nadawał”, czy „dostawca nie potrafił zrozumieć specyfiki naszej branży”. Uważam, że w szybkim wskazywaniu winnych większość z nas jest prawdziwymi mistrzami. Zazwyczaj tłumaczymy się czynnikami zewnętrznymi, obiektywnymi przeszkodami, na które przecież nie mogliśmy mieć wpływu. Ale czy tak jest naprawdę? Czy może tylko próbujemy (być może nawet sami przed sobą) ratować swój wizerunek? Analitycy McKinsey nie poprzestali na samych statystykach. Wskazali również najczęstsze ich zdaniem powody niepowodzenia transformacji. Oto kilka z nich:

• Zbyt słaba komunikacja powodów zmian, czyli „historii”, która miałaby porwać wszystkich pracowników – czasami tej „historii” w ogóle nie było.
• Błędnie wyznaczane cele – było ich zbyt mało bądź były za bardzo ambitne.
• Fałszywe kompromisy – często kierujemy się zasadą „coś zamiast czegoś”, a nie „jedno i drugie”.
• Błędne systemy motywacyjne – bardzo często wskazywano na koncentrację na działaniach, a nie wynikach. To tak, jakbyśmy wdrażali jakąś reorganizację tylko dla reorganizacji.
• Działania bez przygotowania – czasami firmy ekscytują się ciekawymi rozwiązaniami, na przykład nowinkami przemysłu 4.0, IoT czy narzędziami informatycznymi, ale jeżeli nie ma solidnych podstaw i zbudowanych pewnych fundamentów, może okazać się, że ta budowla nie będzie trwała.

Model transformacji lean

Nie tylko analitycy McKinsey podjęli temat nieudanych transformacji i ich przyczyn. Problemem tym zajął się również międzynarodowy zespół Lean Global Network pod przewodnictwem Johna Shooka. Wynikiem jego pracy jest Lean Transformation Framework, czyli model transformacji lean, który jest prostym, ale skutecznym przewodnikiem, jak zarządzać zmianą. Model jest łatwy do zapamiętania, nauczenia się, nawet dla osób bez wcześniejszego doświadczenia z metodyką lean. Co ważne, nie jest zależny od narzędzi lean, ale jest z nimi całkowicie kompatybilny. Zatem jeżeli ktoś ma już doświadczenia w zakresie lean, będzie mógł je wykorzystać. Jeżeli nie ma – bez obaw, nie ma konieczności przestudiowania ich wszystkich.

Myślę, że warto w tym miejscu kolejny raz przypomnieć, że lean nie jest obszarem zarezerwowanym wyłącznie dla firm produkcyjnych, czy procesów produkcyjnych. Lean to sposób patrzenia na świat, na przedsiębiorstwo, sposób, który znajduje zastosowanie praktycznie w każdej branży. Lean Transformation Framework zakłada, że skuteczna i trwała reorganizacja firmy wymaga realizowania działań doskonalących uwzględniając 5 filarów.

W tym miejscu, jak to często bywa w świecie lean, powinien pojawić się domek.

Składałby się on z dachu, który stanowi podejście sytuacyjne, „określenie celów biznesowych”. Ten dach trzymałyby dwa filary. Pierwszy z nich to „doskonalenie procesów”, drugi to „rozwój umiejętności pracowników”. Pomiędzy tymi filarami, w samym środku tego domku znajdowałoby się „zarządzanie i rola liderów – odpowiedzialne przywództwo”.