Jesteś kierownikiem produkcji i patrząc na efektywność poszczególnych obszarów działania wiesz, że konieczne jest opracowanie i wdrożenie optymalizacji, które pozwolą zyskać tam, gdzie przedsiębiorstwo do tej pory traciło. Dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie KPI. Kluczowe wskaźniki efektywności opracować można w każdym obszarze działania, każdego działu, w każdej branży. Jedynym warunkiem osiągnięcia sukcesu w stosowaniu KPI jest ich mądre zaplanowanie. Do realizacji optymalizacji z wykorzystaniem KPI można podejść zgodnie z następującymi krokami:
- Analiza stanu zastanego
Najczęstszą formą aplikowania KPI do produkcji jest ocena elementów składających się na zyski i koszty działu produkcji [1]. Pierwszym krokiem jest więc analiza stanu zastanego. Należy zbudować zespół, którego celem będzie przygotowanie optymalizacji. Zadaniem zespołu będzie przeanalizowanie bieżącej sytuacji działu produkcji – kosztów, które generuje w poszczególnych obszarach oraz rezultatów realizowanych procesów. Informacje te posłużą następnie do projektowania kluczowych wskaźników efektywności.
- Zarys celów: projektowanie KPIs
Znając aktualną sytuację w firmie należy przejść do kroku drugiego – projektowania celów poprzez przygotowanie KPIs. Jednym z bardziej popularnych przykładów wskaźnika efektywności produkcji jest OEE, czyli całkowita efektywność wyposażenia – wskaźnik mówiący o tym, na ile produktywnie wykorzystywany jest sprzęt posiadany przez firmę. Na podobnej zasadzie zaprojektować można jednak inne, swoiste dla danego przedsiębiorstwa wskaźniki, obrazujące np. stosunek zamówionego materiału do odpadów produkcyjnych czy liczbę wyrobów dobrej jakości do odrzutów. Ważne, aby KPI było możliwie jak najmniej [2], a żeby dawały maksymalny obraz efektywności produkcji!
- Możliwe drogi dotarcia do celu
Wyznaczenie KPI to jednak połowa sukcesu. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie, w jaki sposób zrealizować cele będące konkretnymi poziomami poszczególnych KPI, poniżej lub powyżej których firma nie powinna wykraczać. Dla wskaźnika OEE może to być np. 82%. W przygotowaniu konkretnych propozycji pomoże analiza stanu zastanego wykonana na początku prac.
- Wybór i implementacja działań optymalizacyjnych
Zazwyczaj osiągnięcie danego celu możliwe jest na różne sposoby. Warto wybrać taki, który najlepiej dopasowany jest do specyfiki i możliwości zakładu pracy. Kontynuując przykład wskaźnika OEE, jedne firmy zdecydują się na wynajem swojego parku maszynowego w czasie, w którym nie jest on przez nie używany, inne zaś wdrożą bardziej zaawansowany system przeglądów by ograniczyć nieplanowane przestoje. W obu przypadkach wartość wskaźnika wzrośnie, a cel zostanie osiągnięty. Istotne jest to, by cały zespół rozumiał i akceptował wdrażane zmiany. Oznacza to bowiem jego większe zaangażowanie w proces, a w konsekwencji większą skuteczność.
- Weryfikacja poprawności założeń
Po zakończonej implementacji konieczna jest weryfikacja, czy założone cele i sposoby ich osiągnięcia rzeczywiście spowodowały wystarczające zmiany w organizacji, by móc się nimi posługiwać do oceny efektywności. KPIs nie są wskaźnikami łatwymi w projektowaniu, dlatego ciągła weryfikacja, czy realnie pomagają w prowadzeniu działu jest niezwykle istotna. Organizacja rośnie, rozwija się, ewoluuje. Kluczowe wskaźniki efektywności powinny być modyfikowane razem z nią.
Źródła:
[1] Leśniak I.: Kluczowe wskaźniki efektywności w dziale produkcji, https://www.controllingirachunkowosc.pl/narzedzia/kluczowe-wskazniki-efektywnosci-w-dziale-produkcji, dostęp z dnia 04.05.2020 r.,
[2] Czerska J., Gołębiewski Ł.: Wykorzystanie wskaźników efektywności w doskonaleniu wyników przedsiębiorstwa, https://lean.info.pl/wp-content/uploads/2017/01/Wykorzystanie-wska%C5%BAnik%C3%B3w-efektywno%C5%9Bci-J.Czerska-%C5%81.Go%C5%82%C4%99biewski.pdf, dostęp z dnia 05.05.2020 r.
Autor: mgr inż. Agnieszka Hyla — pełni funkcję kierownika zespołu wytwarzającego oprogramowanie w jednej z polskich firm informatycznych. Specjalizuje się w pracy nad efektywnością działań pracowników o profilu technicznym i optymalizując procesy organizacyjne. Autorka tekstów z zakresu zarządzania w produkcji, utrzymaniu ruchu i IT.
Źródło: Redakcja Portal Przemysłowy.pl
Zdjęcia: Pexels.com
